Protection des données

Au sein de La Collective de Prévoyance - COPRE (nous ou COPRÉ), nous reconnaissons l’importance de vos données personnelles et de la transparence dans nos activités de traitement.

Le présent document (la Déclaration) a pour but de vous informer sur notre pratique en matière de collecte et traitement des données personnelles concernant :

• Le personnel des entreprises affiliées au sein de COPRÉ et les autres bénéficiaires de nos prestations (nos assurés et nos rentiers) ;
• Les courtiers partenaires, fiduciaires, experts, et autres personnes externes à notre organisation avec lesquels nous interagissons dans le cadre de nos activités ;
• Les personnes qui postulent chez COPRÉ ; 
• et Les visiteurs de nos sites web, notamment www.copre.ch.

Nous pouvons également disposer de documents distincts qui décrivent la manière dont nous traitons des données personnelles dans des circonstances spécifiques.

Sans pour autant remplacer les informations plus complètes contenues dans ce document, notre Déclaration peut être résumée comme suit :

• Notre rôle. Nous, COPRÉ, agissons com me responsable du traitement de vos données personnelles (pour nos propres activités, mais pas celles de prestataires tiers) (voir la section 3).
• Les données que nous collectons. Nous collectons les données personnelles que vous nous fournissez directement, qui sont fournies par nos entreprises affiliées et courtiers partenaires ou les autres personnes avec lesquels nous interagissons, ou que nous obtenons légalement dans le cadre de nos activités (voir la section 4).
• Comment nous les utilisons. Nous traitons les données personnelles conformément à la législation suisse, dans le but de fournir nos prestations dans le domaine de prévoyance professionnelle à nos entreprises affiliées, nos assurés et nos rentiers, pour la gestion et l’administration de nos activités et pour nous conformer à nos obligations légales (voir les sections 5 et 6).
• Hébergement et transferts. Nous hébergeons vos données personnelles en Suisse uniquement. Nous ne partageons pas vos données personnelles et ne les transférons pas à l'étranger à moins que cela soit nécessaire pour nos activités professionnelles et autorisé par la législation suisse. Tel est par exemple le cas lorsque nous faisons appel à des prestataires de services ou devons interagir avec des tiers pour mener à bien nos prestations (voir sections 8 et 9).
• Conservation et sécurité. Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement des activités décrites dans ce document. Nous prenons des mesures techniques, organisationnelles et juridiques appropriées pour veiller à la sécurité de ces données (voir les sections 10 et 11).
• Vos droits. Vous pouvez nous contacter (dpo@copre.ch) pour exercer vos droits concernant vos données personnelles (voir la section 12). Veuillez noter qu’en vertu des dispositions légales sur la protection des données, nous pouvons vous réclamer une participation financières équitable. Bien entendu, vous en serez informer au préalable le cas échéant.

COPRÉ, une fondation de droit suisse, est responsable du traitement de vos données personnelles. Vous trouverez nos coordonnées ci-dessous à la section 12. Ceci ne vaut toutefois que pour nos propres activités, et pas celles de tiers, p. ex. des courtiers indépendants, experts.

Nous collectons les données personnelles que vous nous fournissez directement.

Au demeurant, nous pouvons obtenir les catégories de données suivantes directement auprès de l’entreprise affiliée à nos services pour laquelle vous travaillez (votre Employeur) ou auprès du courtier indépendant mandaté par votre Employeur :

• Identité (nom, sexe, date de naissance, âge) ;
• Coordonnées (adresse email, adresse postale, numéro de téléphone ou autres informations de contact) ;
• Documents officiels (passeport, pièce d’identité, permis de conduire, carte d’assurance, numéro AVS) ;
• Données relatives à la prévoyance (évolution du droit à une prestation de libre passage, compte de libre passage, rachats, etc.) ;
• Données professionnelles (employeurs, postes occupés, revenus, droits aux rentes) ;
• Vie familiale (état civil, nombre d’enfants à charge) ;
• Données bancaires (compte bancaire, Postfinance, etc.) ; et
• En cas d’invalidité ou de décès, données sur la santé (telles que certificats médicaux, examens médicaux, acte de décès, décision de l’AI, etc.). Ces éléments sont transférés si nécessaire à notre réassureur.

Dans la mesure autorisée, nous pouvons également collecter les données ci-dessus directement auprès d’autorités publiques ou de sources publiques, telles que les registres publics ou commerciaux (par exemple, les registres fonciers, les offices AI, la centrale de compensation, les offices actifs dans l’aide au recouvrement des créances d’entretien, etc.).

Enfin, si vous visitez notre site web ou plateforme numérique, nous pouvons collecter de manière automatisée des données personnelles, y compris au moyen de cookies et d’autres éléments actifs, comme décrit dans notre politique en matière de cookies.

Nous traitons les données personnelles qui nous sont confiées dans le respect des lois suisses sur la protection des données.

Nous ne prenons pas de décisions exclusivement sur la base d’un traitement automatisé ayant des effets juridiques sur les personnes concernées ou qui les affectent de manière significative (décisions individuelles automatisées) et nous ne traitons pas non plus vos données personnelles pour créer un profil à votre sujet (profilage).

Nous traitons vos données personnelles à des fins spécifiques et uniquement dans la mesure où elles sont pertinentes pour atteindre ces finalités. En particulier, nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Pour fournir nos prestations : nous traitons les données personnelles dont nous avons besoin pour fournir nos prestations dans le domaine de la prévoyance professionnelle conformément aux exigences légales, notamment les dispositions de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et ses ordonnances d’application.
• Pour la gestion administrative de nos activités : nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires à la gestion administrative de nos activités, notamment pour répondre aux demandes de nos entreprises affiliées, de nos assurés et de nos rentiers, pour la facturation de nos prestations, ainsi que pour gérer nos archives et dossiers.
• Si vous postulez chez nous : si vous postulez chez nous, nous traiterons vos données personnelles exclusivement pour évaluer votre candidature en vue de l’établissement éventuel d’une relation de travail, y compris pour évaluer vos capacités et qualifications, et effectuer des vérifications de références, dans la mesure autorisée par la loi suisse. Toutes les informations que vous nous transmettez doivent être exactes, complètes et non trompeuses. La transmission de données inexactes, incomplètes ou trompeuses peut, dans la mesure autorisée par la loi, entraîner le rejet de votre demande de candidature ou une mesure disciplinaire, y compris votre licenciement immédiat si vous avez été engagés.  Les données personnelles des candidats qui n’ont pas été embauchés sont supprimées à la fin du processus de recrutement. Si une relation de travail est établie suite à votre candidature, vos données personnelles seront introduites dans votre dossier RH et traitées ultérieurement conformément à nos règles internes.
• Si vous visitez nos plateformes numériques : si vous visitez un site web, portail web, ou autre plateforme numérique exploités par COPRÉ, nous traitons vos données pour vous fournir les fonctionnalités demandées, pour établir une connexion avec votre appareil sur Internet, pour vous identifier lorsque vous utilisez les sites web, gérer leur stabilité et leur sécurité. En plus des données personnelles que vous fournissez directement, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations techniques sur vos interactions avec nos plateformes numériques à l’aide de cookies. Pour en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.
• Pour nous conformer à nos obligations légales : nous pouvons également traiter vos données personnelles si nous avons une obligation légale de le faire ou pour d’autres intérêts légitimes. Ce sera par exemple le cas si nous devons conserver ces informations à des fins fiscales ou comptables, ou lorsque les dispositions de la LPP nous imposent d’effectuer certains traitements.
• Si nous avons obtenu votre consentement : en plus de ce qui précède, nous pouvons traiter vos données personnelles si nous avons obtenu votre consentement préalable. Le consentement donné peut être retiré à tout moment, mais cela n’affecte pas les données traitées avant le retrait.

Si vous êtes affilié(s) chez nous, ou si nous traitons pour toute autre raison vos données personnelles pour le compte de votre Employeur, veuillez lire ce qui suit :

• Votre Employeur est un responsable du traitement indépendant de nous. Cette Déclaration ne traite pas de la manière dont votre Employeur collecte et utilise vos données personnelles. Veuillez-vous référer à la politique de confidentialité de votre Employeur pour obtenir des informations sur ses activités de traitement.
• Certaines informations vous concernant peuvent nous être fournies directement par votre Employeur. Si tel est le cas, c’est votre Employeur qui est chargé de veiller à ce que vos données personnelles soient collectées et nous soient transférées conformément à toutes les lois applicables.
• Si vous avez des demandes ou des questions concernant notre traitement de vos données personnelles pour le compte de votre Employeur, veuillez contacter directement votre Employeur. Si votre Employeur nous demande de modifier ou supprimer vos données personnelles, nous répondrons à cette demande diligemment après vérification et conformément au cadre légal applicable. Dans certaines circonstances, nous pourrons toutefois vous répondre directement, notamment lorsque votre demande porte sur des informations qui ne sont pas à disposition de votre Employeur.

Nous communiquons vos données personnelles à des tiers que s’il existe une obligation ou une autorisation légale de le faire, si vous y consentez expressément, ou lorsque la communication est dans votre intérêt. Nous pouvons communiquer vos données aux catégories de destinataires suivants :

• Votre Employeur : l’Employeur a accès à certaines informations concernant ses employés affiliés chez nous, dans les limites du cadre légal applicable. Dans les mêmes limites du cadre applicable, l’Employeur peut autoriser ses réviseurs, experts ou des courtiers à accéder à certaines informations concernant les employés.
• Nos fournisseurs de services ou partenaires : nous pouvons transférer des données personnelles à des fournisseurs de services sélectionnés, agissant en tant que sous-traitants, ou à nos partenaires, pour les finalités décrites à l’article 6, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services ou pour exécuter les instructions que nous leur avons données, ou encore dans le cadre d’un accord conclu avec eux. Il peut s’agir en particulier de nos fournisseurs d’outils et services informatiques, de nos réviseurs et experts, ainsi que de services fiscaux et juridiques.
• Aux autorités et entités indiquées dans la loi : les dispositions légales nous imposent dans certains cas de communiquer des informations sur demandes à des autorités (p. ex. aux tribunaux pour régler un litige relevant du droit de la famille ou des successions).
• À d’autres destinataires : enfin, dans de rares cas, nous pouvons communiquer vos données personnelles à d’autres tiers si vous y consentez expressément ou que nous pouvons présumer que cela est dans votre intérêt. Nous pouvons également communiquer des données pour intenter ou défendre une prétention en justice ou dans le cadre d’une liquidation totale de COPRÉ.

Nous hébergeons vos données personnelles sur des serveurs situés exclusivement en Suisse et ne les transférons pas à l’étranger, sauf si cela est impératif à l'exécution de nos Services. Nous pouvons par exemple échanger directement avec nos rentiers ou assurés domiciliés à l'étranger. 

Nous détruisons ou anonymisons les données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités énoncées à la section 6. Cette période varie en fonction du type de données concernées et des exigences légales applicables.

Nous conservons les documents relatifs aux prestations LPP pour les durées prévues à l’art. 27j l’ordonnance sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité.

Nous nous employons à assurer la sécurité de vos données personnelles et avons mis en place des mesures physiques, techniques et organisationnelles dans le but de protéger vos données personnelles et empêcher l’accès non autorisé à celles-ci. Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux personnes qui ont besoin d’y accéder aux fins décrites dans cette Déclaration.

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles, aucune infrastructure informatique n’est complètement sûre. Par conséquent, nous ne pouvons garantir que les données que vous nous fournissez sont protégées contre tout accès non autorisé par des tiers ou contre leur vol.

Si nous avons des raisons raisonnables de penser que vos données personnelles ont été acquises par une personne non autorisée et que la loi applicable exige une notification, nous vous informerons rapidement de la violation par tout canal de communication approprié (y compris par email ou par la publication d’un avis sur notre site web) et vous communiquerons les éventuelles mesures à prendre.

Si vous pensez que vos données personnelles ont été utilisées d’une manière qui n’est pas conforme à cette Déclaration, ou si vous avez des questions concernant la collecte ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à par email à dpo@copre.ch ou par courrier à :

La Collective de Prévoyance - COPRÉ
Place de la Gare 12
Case postale 420
CH-1001 Lausanne

Cette Déclaration peut faire l’objet de modifications en tout temps. Elle constitue la version la plus récente et fait foi. Elle remplace toutes les clauses générales de protection des données précédentes.