Datenschutz

Die La Collective de Prévoyance – COPRE (wir bzw. COPRÉ) ist sich des hohen Stellenwerts Ihrer Personendaten und der Transparenz unserer Datenbearbeitung bewusst. 

Mit dem vorliegenden Dokument (die Erklärung) informieren wir Sie über unsere Praxis bei der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten folgender Personengruppen:

• Mitarbeiter der an COPRÉ angeschlossenen Unternehmen und weitere Leistungsberechtigte (bei uns versicherte Personen und Rentenbezüger);
• Makler, die unserem Makler-Netzwerk angehören, Treuhänder, Experten und weitere Personen ausserhalb unserer Organisation, mit denen wir im Rahmen unserer Tätigkeit interagieren;
• Personen, die sich bei COPRÉ bewerben; 
• und Besucher unserer Websites, insbesondere der Website www.copre.ch.

Gegebenenfalls verfügen wir auch über weitere Dokumente zur Beschreibung der Bearbeitung von Personendaten in spezifischen Fällen.

Unsere Erklärung lässt sich wie folgt zusammenfassen (diese Zusammenfassung ist allerdings kein Ersatz für die umfassenden Angaben im vorliegenden Dokument):

• Unsere Rolle. Bei COPRÉ handeln wir als für die Bearbeitung Ihrer Personendaten Verantwortliche (im Rahmen unserer eigenen Geschäftstätigkeit, nicht jedoch im Rahmen der Geschäftstätigkeit Dritter) (vgl. Ziffer 3).
• Welche Daten erfassen wir? Wir erfassen Personendaten, die uns von Ihnen direkt, von uns angeschlossenen Unternehmen und von Maklern aus unserem Netzwerk oder anderen Personen, mit denen wir interagieren, zur Verfügung gestellt werden oder die wir rechtmässig im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erhalten (vgl. Ziffer 4).
• Wie nutzen wir diese Daten? Personendaten bearbeiten wir gemäss den Schweizer Rechtsnormen, um unsere Leistungen auf dem Gebiet der beruflichen Vorsorge für die uns angeschlossenen Unternehmen, die bei uns versicherten Personen und unsere Rentenbezüger zu erbringen, zur Steuerung und Verwaltung unserer geschäftlichen Aktivitäten und zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (vgl. Ziffer 5 und 6).
• Hosting und Übermittlung. Wir hosten Ihre Personendaten ausschliesslich in der Schweiz. Grundsätzlich teilen wir Ihre Personendaten nicht und übermitteln sie nicht ins Ausland, es sei denn, eine Weitergabe sei für unsere geschäftliche Tätigkeit erforderlich und im Rahmen der Schweizer Rechtsnormen zulässig. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn wir Dienstleister beiziehen oder mit Dritten interagieren müssen, um unsere Leistungen korrekt zu erbringen (vgl. Ziffer 8 und 9).
• Speicherung und Datenschutz. Wir speichern Ihre Personendaten ausschliesslich so lange, wie dies im Zusammenhang mit den in diesem Dokument dargestellten Aktivitäten erforderlich ist. Wir tragen mit angemessenen technischen, organisatorischen und rechtlichen Massnahmen Sorge zum Schutz dieser Daten (vgl. Ziffer 10 und 11).
• Ihre Rechte. Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit Personendaten ausüben möchten (vgl. Ziffer 12), kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@copre.ch. Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen von Ihnen eine angemessene finanzielle Beteiligung verlangen können. Selbstverständlich werden wir Sie darüber vorab informieren.

COPRÉ, eine Stiftung schweizerischen Rechts, ist verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten. Unsere Kontaktangaben finden Sie unter Ziffer 12. Dies gilt allerdings nur für unsere eigene Geschäftstätigkeit, nicht jedoch für die Geschäftstätigkeit von Dritten wie selbstständigen Maklern oder unabhängigen Experten.

Wir erheben die Personendaten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen.

Im Übrigen können wir folgende Datenkategorien direkt von dem uns angeschlossenen Unternehmen erhalten, für welches Sie arbeiten (Ihr Arbeitgeber), oder von dem durch Ihren Arbeitgeber beauftragten selbstständigen Makler:

• Identität (Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Alter);
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Postadresse, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten);
• Offizielle Dokumente (Pass, Identitätskarte, Führerausweis, Versicherungsausweis, AHV-Nummer);
• Daten im Zusammenhang mit der Vorsorge (Entwicklung des Anspruchs auf Freizügigkeitsleistungen, Freizügigkeitskonten, Einkäufe etc.);
• Daten im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit (Arbeitgeber, Mitarbeiterkategorie, Einkommen, Rentenansprüche);
• Familienstand (Zivilstand, Anzahl unterhaltsberechtigte Kinder);
• Bankdaten (Bankkonto, Postfinance etc.); sowie
• Gesundheitsdaten bei Invalidität oder Todesfall (z. B. Arztzeugnisse, Ergebnisse ärztlicher Untersuchungen, Sterbeurkunde, Entscheid der IV etc.). Diese Angaben werden bei Bedarf an unseren Rückversicherer weitergegeben.

Ferner können wir die oben genannten Daten im gesetzlich zugelassenen Ausmass auch direkt bei Behörden oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie öffentlichen oder Handelsregistern (z. B. Grundbücher, IV-Stellen, Ausgleichsstelle, Fachstellen für die Inkassohilfe von Unterhaltsbeiträgen etc.) erheben. 

Und schliesslich können wir Personendaten im Rahmen Ihrer Besuche auf unserer Website oder unserer digitalen Plattform automatisch erheben, unter anderem mithilfe von Cookies und sonstigen aktiven Nachverfolgungstechnologien, wie dies in der Cookies-Richtlinie beschrieben wird.

Die Bearbeitung der uns anvertrauten Personendaten erfolgt im Rahmen der Schweizer Datenschutzgesetzgebung. 

Wir fällen keine Entscheide, die ausschliesslich auf einer automatischen Datenbearbeitung beruhen und für die betroffenen Personen Rechtsfolgen zeitigen oder sie wesentlich betreffen (individuelle automatisierte Entscheidungen), und wir nutzen Ihre Personendaten auch nicht zur Erstellung Ihres Profils (Profiling).

Ihre Personendaten bearbeiten wir zu spezifischen Zwecken; die Bearbeitung erfolgt ausschliesslich, sofern diese Daten zur Zweckerreichung relevant sind. Insbesondere bearbeiten wir Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Zwecks Erbringung unserer Leistungen: Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die wir zur Erbringung unserer Leistungen auf dem Gebiet der beruflichen Vorsorge gemäss den gesetzlichen Vorschriften und insbesondere den Bestimmungen des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) und der zugehörigen Verordnungen benötigen.
• Zwecks Administration unserer Aktivitäten: Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die für die Administration unserer Aktivitäten erforderlich sind, insbesondere zur Beantwortung von Anfragen der uns angeschlossenen Unternehmen, der bei uns versicherten Personen und der Rentenbezüger, zur Rechnungstellung für unsere Leistungen sowie zur Verwaltung unserer Archive und Dossiers.
• Falls Sie sich bei uns bewerben: Falls Sie sich bei uns bewerben, bearbeiten wir Ihre Personendaten ausschliesslich zur Beurteilung Ihrer Bewerbung im Hinblick auf ein allfälliges Arbeitsverhältnis einschliesslich der Evaluation Ihrer Kapazitäten und Qualifikationen sowie zur Überprüfung von Referenzen, soweit dies in der Schweiz gesetzlich zugelassen ist. Alle Angaben, die Sie uns übermitteln, haben korrekt und vollständig zu sein. Irreführende Angaben sind nicht zulässig. Die Übermittlung von inkorrekten, unvollständigen oder irreführenden Daten kann, soweit gesetzlich zulässig, eine Ablehnung Ihrer Bewerbung oder bei Einstellung eine Disziplinarmassnahme einschliesslich einer fristlosen Kündigung nach sich ziehen. Personendaten von Bewerbern, die nicht eingestellt wurden, werden nach Abschluss des Einstellungsverfahrens gelöscht. Falls Ihre Bewerbung zu einer Anstellung führt, werden Ihre Personendaten bei HR in Ihrem Personaldossier aufgenommen und anschliessend gemäss unseren internen Vorschriften bearbeitet.
• Bei Ihrem Besuch unserer digitalen Plattformen: Wenn Sie eine von COPRÉ betriebene Website, ein Webportal oder eine andere digitale Plattform von uns besuchen, bearbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen die gewünschten Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen, eine Internetverbindung mit Ihrem Gerät aufzunehmen, Sie als Nutzer unserer Websites zu identifizieren und die Stabilität und Sicherheit der Websites zu gewährleisten. Zusätzlich zu den Personendaten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, können wir automatisch gewisse technische Angaben zu Ihren Interaktionen mit unseren Plattformen erheben. Zu diesem Zweck nutzen wir Cookies. Eingehende Angaben zu unserer Nutzung von Cookies finden Sie in der entsprechenden Cookie-Richtlinie.
• Zur Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen: Wir können Ihre Personendaten auch bearbeiten, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder andere legitime Interessen vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn wir die betreffenden Angaben zu steuerlichen oder buchhalterischen Zwecken zu speichern haben oder wenn die Bestimmungen des BVG uns gewisse Bearbeitungen vorschreiben. (Siehe Art. 85a BVG)
• Bei Vorliegen Ihrer Einwilligung: Zusätzlich zu den oben genannten Bearbeitungen können wir Ihre Personendaten bearbeiten, sofern wir vorab Ihre Einwilligung erhalten haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; dies hat jedoch keine Auswirkung auf die vor dem Widerruf bearbeiteten Daten.

Folgende Informationen sind für Sie bestimmt, wenn Sie bei uns angeschlossen sind oder wenn wir aus anderen Gründen Ihre Personendaten für Ihren Arbeitgeber bearbeiten:

• Ihr Arbeitgeber ist ein von uns unabhängiger Datenbearbeiter. Die vorliegende Erklärung befasst sich nicht mit den Mitteln und Wegen Ihres Arbeitgebers zur Erhebung und Nutzung Ihrer Personendaten. Informationen zur Bearbeitung Ihrer Daten durch Ihren Arbeitgeber entnehmen Sie bitte seiner eigenen Datenschutzrichtlinie.
• Bestimmte Angaben zu Ihrer Person können uns direkt durch Ihren Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. In diesen Fällen ist Ihr Arbeitgeber zuständig für die Erhebung und die gesetzeskonforme Übermittlung dieser Daten an uns.
• Anliegen oder Fragen zu unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten im Auftrag Ihres Arbeitgebers richten Sie bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Falls Ihr Arbeitgeber uns veranlasst, Ihre Personendaten anzupassen oder zu löschen, werden wir diesem Auftrag nach Überprüfung gewissenhaft im Rahmen der massgeblichen gesetzlichen Bestimmungen nachkommen. Unter bestimmten Umständen können wir Ihnen jedoch direkt antworten, insbesondere wenn sich Ihre Anfrage auf Informationen bezieht, die Ihrem Arbeitgeber nicht zur Verfügung stehen.

Wir übermitteln Ihre Personendaten ausschliesslich dann an Dritte, wenn eine entsprechende gesetzliche Pflicht oder Genehmigung vorliegt, wenn Sie dieser Übermittlung ausdrücklich zustimmen oder wenn sie in Ihrem Interesse liegt. Folgenden Empfängerkategorien können wir Ihre Daten übermitteln:

• Ihrem Arbeitgeber: Der Arbeitgeber hat innerhalb des anwendbaren gesetzlichen Rahmens Zugang zu bestimmten Informationen über seine bei uns angeschlossenen Mitarbeiter. Innerhalb dieses gesetzlichen Rahmens kann der Arbeitgeber seinen Revisoren, Experten oder Maklern Zugang zu bestimmten Angaben gewähren, die seine Mitarbeitende betreffen. 
• Unseren Dienstleistern oder Partnern: Wir können Personendaten an ausgewählte Dienstleister übermitteln, die als Auftragsverarbeiter handeln. Übermittlungen können auch an Partner erfolgen. In beiden Fällen hat der Zweck der Übermittlung Ziffer 6 zu entsprechen, zudem darf sie nur zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Ausführung von durch uns erteilten Instruktionen erfolgen bzw. im Rahmen eines von uns mit diesen Personen geschlossenen Vertrags. Hierbei kann es sich insbesondere um Personen handeln, die uns IT-Instrumente liefern oder für uns IT-Dienstleistungen erbringen, unsere Revisoren und Experten, sowie um Steuerbehörden und Gerichte.
• Den Behörden und im Gesetz festgelegten Einrichtungen: In bestimmten Fällen schreiben uns die gesetzlichen Bestimmungen vor, auf Verlangen Angaben an Behörden zu übermitteln (z. B. an Gerichte zwecks Beilegung eines familien- oder erbrechtlichen Streitfalls).
• Weiteren Empfängern: In seltenen Fällen können wir zudem Ihre Personendaten an andere Dritte übermitteln, wenn Sie dieser Übermittlung ausdrücklich zustimmen oder wir davon ausgehen können, dass sie in Ihrem Interesse liegt. Wir können auch Daten kommunizieren, um einen Anspruch vor Gericht geltend zu machen oder zu verteidigen. Dasselbe gilt auch bei einer Totalliquidation von COPRÉ.

Wir beherbergen Ihre Personendaten ausschliesslich auf Servern mit Standort in der Schweiz und leiten sie nicht ins Ausland weiter, ausser wenn dies für unsere Geschäftstätigkeit zwingend erforderlich. So können wir beispielsweise direkt mit unseren im Ausland wohnhaften Rentnern oder Versicherten kommunizieren. 

Wir löschen oder anonymisieren Personendaten, sobald sie für die Erfüllung der unter Ziffer 6 vorgesehenen Zwecke nicht länger erforderlich sind. Dieser Zeitraum hängt von der Art der betreffenden Daten und den massgeblichen gesetzlichen Vorschriften ab. 

Mit den BVG-Leistungen zusammenhängende Daten speichern wir währen der in Art. 27j der Verordnung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge vorgesehenen Dauer.

Wir setzen alles daran, die Sicherheit Ihrer Personendaten zu gewährleisten. Zu diesem Zweck haben wir physische, technische und organisatorische Massnahmen ergriffen, um diese Daten zu schützen und den Zugriff Unbefugter auf sie zu verhindern. 

Wir beschränken den Zugang zu Ihren Personendaten auf Benutzer, die ihn zu den in dieser Erklärung dargestellten Zwecken benötigen. Wir ergreifen zwar geeignete Massnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten, doch es gibt keine vollständig sichere IT-Infrastruktur. Daher können wir nicht garantieren, dass die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten gegen jeglichen unbefugten Zugriff von Dritten oder gegen Diebstahl gesichert sind. 

Wenn wir aus nachvollziehbaren Gründen der Ansicht sind, dass Ihre Personendaten von einer unbefugten Person erworben wurden, und das anwendbare Recht eine Mitteilung vorschreibt, werden wir Sie rasch über jeden geeigneten Kommunikationskanal (einschliesslich E-Mail oder Veröffentlichung einer Mitteilung auf unserer Website) über diesen Sicherheitsverstoss informieren und teilen Ihnen mit, welche Massnahmen Sie gegebenenfalls ergreifen müssen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Personendaten anders als in der in dieser Erklärung dargestellten Weise verwendet wurden, oder wenn Sie Fragen zur Erhebung oder Bearbeitung Ihrer Personendaten haben, erreichen Sie uns via E-Mail an die Adresse dpo@copre.ch oder brieflich unter:

La Collective de Prévoyance - COPRÉ
Place de la Gare 12
Postfach 420
CH-1001 Lausanne

Die vorliegende Erklärung kann Anpassungen erfahren. Sie ist die aktuelle und verbindliche Version. Sie ersetzt alle vorherigen Datenschutzklauseln.